Ooit gehoord van ‘technostress’, de stress die men ervaart omdat er vanuit alle kanten (technologische) afleidingen komen? Veel (jonge) accountants hebben hier last van en voelen druk om buiten kantoortijden, vroeg in de ochtend en tot laat in de avond, e-mails, telefoontjes en whatsappjes te moeten beantwoorden. Voornamelijk geïnitieerd door te veel werk en te hoog werktempo.

In de vier drukste maanden van het jaar werken jongere accountants gemiddeld tot wel 61 uur per week, blijkt uit onderzoek van de werkgroep van jonge accountants NBA Young Profs. Een behoorlijke drukke werkweek, dus! Gevaar is dat jongeren door deze hoge werkdruk het beroep steeds onaantrekkelijker gaan vinden, waardoor studenten minder snel een studie richting accounting kiezen. Ook zullen jonge medewerkers sneller het vak verlaten. Dan komt de sector in een vicieuze cirkel terecht: er ontstaat een tekort aan accountants, waardoor de werkdruk alleen maar hoger oploopt.

Het FD stelde vorig jaar dat de hoge werkdruk onder andere samenhangt met de gebrekkige kwaliteit die accountants wordt verweten (accountants vaak in de fout met werkdruk en ongewenst gedrag). Denk hierbij alleen al aan het recente eindrapport van de Monitoring Commissie Accountancy, ‘Spiegel voor de Accountancysector’, waar gehamerd wordt dat de kwaliteit van het werk van de accountant omhoog moet.

Wij ervaren in onze praktijk dat niet alleen de accountants zelf last hebben van deze hoge werkdruk. Ook op bedrijven wordt de druk opgevoerd als gevolg van de steeds toenemende druk op kwaliteit binnen de sector. De verhoging van de kwaliteitseisen die aan accountantskantoren worden gesteld vertalen zich namelijk één-op- één door in kwaliteitseisen die de accountant stelt aan zijn klanten. Deze verandering in eisen gaan echter niet altijd zonder slag of stoot. In veel gevallen ontstaat er verwarring of onbegrip over de gestelde eisen of mogelijkheden om hieraan te voldoen. Dit betekend extra werk voor financiële afdelingen met als gevolg dat er minder aandacht en focus overblijft voor de dagelijkse werkzaamheden, oftewel “controlestress”

We schreven al eens over het belang van rust en het positieve effect dat rust kan hebben op je uiteindelijke prestaties. Wanneer je je kunt focussen op één ding tegelijkertijd, zul je zien dat dat je uiteindelijke effectiviteit ten goede komt. We staan niet voor niets achter de slogan: “geluk vind je pas wanneer je je weet vrij te maken van alles wat je afleidt”!

Op basis van onze ervaringen willen we jullie hierbij een aantal tips meegeven die het controleproces kunnen versoepelen en de piekbelastingen kan beperken:

• Investeer ruim voor aanvang van het controleproces in een goed begrip van de op te vragen documenten. Dit gaat het beste door in gesprek te gaan met je accountant;
• Bespreek met je accountant de mogelijkheden om bijvoorbeeld steekproeven gedurende het jaar uit te voeren om zo druk uit het toch al drukke jaareinde proces te halen;
• Speciale transacties gedurende het jaar? Bepaal de accounting implicaties en stem deze gedurende het jaar alvast af met je accountant. Wacht niet tot de daadwerkelijke controle om verassingen en of uitloop te voorkomen;
• Lever de op te leveren documenten gestructureerd aan zodat het duidelijk is welk doel documenten hebben en hoe deze op elkaar aansluiten;
• Investeer bij aanvang van de controle tijd in het doornemen van de opgeleverde stukken.
• Communiceer tijdig met de accountant wanneer bepaalde documenten niet beschikbaar zijn;
• Indien bepaalde documenten niet beschikbaar zijn, bepaal dan in open dialoog met de accountant welke documenten wel beschikbaar zijn. Bepaal in open dialoog hoe de controledoelstelling toch behaald kan worden;

Zie je door de bomen het bos niet meer of heb je gewoonweg niet de benodigde personele bezetting beschikbaar? Bewaak je focus! Montis-Q is er altijd voor je om hier over te praten! Neem contact met ons op via onderstaand formulier.