STEF DE WINTER

Het is intussen drie dagen na mijn akkefietje met de P.A. van Marcia, die overigens Pepijn blijkt te heten en een alleraardigste economiestudent is die als bijbaan voor Marcia werkt. Hij is 24, zit in zijn laatste studiejaar aan de EUR en heeft zowaar mijn twee colleges bijgewoond! We hebben elkaar telefonisch gesproken, omdat ik me echt kapot schaam voor de schade die ik aan heb gericht. Hij op zijn beurt vindt het afschuwelijk dat hij mij zo heeft laten schrikken, en met hem Marcia. Het hele MazeRunner kantoor staat vol met bloemen, chocola en kaarten; allemaal van Marcia. Ze dreigde zelfs Pepijn te ontslaan, maar ze vond uiteindelijk zelf toch ook dat dat niet terecht zou zijn. Zeker niet omdat zij hem niet goed genoeg gebriefd had en hij de woorden ‘strikt geheim’ iets te letterlijk had opgevat (en groot fan van Mission Impossible is, zo bleek later). Anyways, de informatie die Pepijn mij had willen geven bleek om het door Marcia opgebouwde dossier te gaan m.b.t. de activiteiten van TopPaper’s CFO, Huibert van Bragt. De situatie rondom Huibert lijkt nu op het punt van exploderen te staan en zal niet heel lang meer geheim blijven. Marcia is dan ook in alle staten. Morgen om 11:00u. staat er namelijk een spoedmeeting gepland, mét Marcia en Huibert, de rest van het MT én TopPaper’s controller en auditor erbij. Huibert weet in principe nog van niks, maar als het zo’n slechterik is als ik denk dat hij is, zal hij vast wel onraad ruiken. Marcia en ik hebben daarom morgenochtend vroeg bij MazeRunner afgesproken, zodat ik met haar mee kan denken en met een plan de campagne kan komen om Huibert indien nodig een stap voor te zijn en te blijven. Best spannend, want het lijkt hier niet om een ‘foutje’ en kleine bedragen te gaan, maar om grove fouten met miljoenen Euro’s. Daarnaast staan TopPaper’s reputatie en geloofwaardigheid op het spel. Geen kattenpis dus. Ik besluit me daarom terug te trekken in mijn werkkamer, om me goed in te lezen en me voor te bereiden op wat komen gaat.

De TopPaper Group is sinds Marcia’s aantreden als opvolgster van haar vader uitgegroeid tot een wereldwijde organisatie, met als belangrijkste focus de ‘consumer packaged goods’ zoals dat zo mooi heet. TopPaper draait goed, maar heeft te maken met geduchte concurrentie vanuit Amerika. O.a. om die reden is de organisatiestructuur van de groep in 2017 onder de loep genomen en is besloten om meer te gaan sturen op de groei van de individuele Europese werkmaatschappijen waaruit de TopPaper Group bestaat. De bestuurders van de Europese werkmaatschappijen hebben intussen hun taken op lokaal niveau overgedragen en richten zich sinds eind 2017 meer op strategische taken. Als positief gevolg, is er meer duidelijkheid ontstaan wat betreft de inkomsten en uitgaven per regio. Echter, er zijn ook knelpunten naar voren gekomen. Zo kwam Eric Peeters, de controller van TopPaper Spain, halverwege 2018 naar Marcia toe met vragen over de uitgaven van Huibert. Eric begreep de onderbouwingen van een aantal uitgaven niet goed. Zo had hij voor een klantbezoek in Marbella 5 tickets gedeclareerd. Het vreemde was echter dat Eric zich helemaal geen klant in Marbella voor de geest kon halen en al helemaal geen klant die in februari toch écht met 5 personen bezocht moest worden. Toen hij hierover contact op had genomen met Huibert was hij van het kastje naar de muur gestuurd. Eric had er geen goed gevoel aan over gehouden en had daarom besloten Huibert te omzeilen en rechtstreeks naar Marcia te gaan.  De bevindingen van Eric waren voor Marcia direct aanleiding om zelf contact met Huibert op te nemen. Ook zij vond de uitgaven erg hoog en de toelichting van Huibert niet toereikend. Huibert had de vragen van Marcia echter direct afgekapt en had min of meer aangegeven geen tijd voor haar ‘geneuzel’ te hebben. Met andere woorden: hij had Marcia afgewimpeld! En ja, dan heb je aan Marcia geen goede. Marcia had dan ook direct Esmée Mirani, TopPaper’s interne auditor, gevraagd om nader onderzoek te doen, waarvan Huibert dan weer niet expliciet op de hoogte was gesteld wat de ‘geheimhouding’ verklaart. Vorige week had Esmée haar onderzoek afgerond en de bevindingen waren schokkend. Er is namelijk uit naar voren gekomen dat Huibert over de afgelopen vijf jaar EUR 1,5 miljoen heeft uitgegeven, waarvan maar liefst EUR 1,4 miljoen niet voldoet aan de eisen voor bedrijfsuitgaven die nota bene Huibert, samen met Marcia en de rest van het MT, heeft opgesteld. De feitelijk simpele en onweerlegbare conclusie van deze uitkomst is dan ook dat Huibert fraude heeft gepleegd en dat hij er zo lang mee weg heeft kunnen komen doordat hij de CFO is en doordat er voor 2018 niet voldoende transparatie bestond binnen de organisatie. Er zit voor Marcia niets anders op dan Huibert op staande voet te ontslaan, wat zeer waarschijnlijk deze ochtend tijdens de spoed meeting zal gebeuren. Gisterenavond heeft Marcia de rest van het MT vast op de hoogte gebracht en gelukkig staat het hele team voor de volle 100% achter haar.

Wanneer ik de volgende ochtend om iets voor achten bij kantoor arriveer, staat Marcia me al op te wachten. Ze is zichtbaar gespannen, dus ik stel haar gerust en neem haar mee naar een van onze knusse vergaderkamers waar ik haar een lekkere kop warme thee geef. Daan is intussen ook gearriveerd, en met zijn drieën lopen we de hele casus nog snel even door. Feitelijk, en de emotie er voor nu even uitgelaten. Daan neemt het schrijfwerk voor zijn rekening, omdat ik dat met mijn gekneusde hand nog niet kan. Ik leg aan Marcia uit dat het in de lijn der verwachting ligt, dat Huibert de fraude gaat ontkennen en het absoluut niet eens zal zijn met zijn ontslag. Dat hij hoogstwaarschijnlijk zal dreigen met een juridische procedure, een schadevergoeding zal eisen en in dienst zal willen blijven of terug in dienst zal willen komen. Marcia heeft duidelijk eerder met dit bijltje gehakt en is niet van plan zich in een hoek te laten drijven door Huibert, of door welke werknemer dan ook. Ze wil Huibert een stap voor zijn door zijn voor de hand liggende verweer, dat het onderzoek van Esmée niet onafhankelijk zou zijn of dat het op verkeerde eisen zou berusten, direct in de kiem te smoren. In overleg met mij gaat ze daarom zo snel mogelijk met een forensisch onderzoeksbureau aan de slag, zodat het onafhankelijke onderzoek direct ingezet kan worden en Huibert geen ruimte heeft om zaken te verdoezelen. In aanvulling daarop zal ze, op mijn aanraden, Montis-Q inschakelen voor de implementatie van een set preventieve maatregelen. Op die manier zullen alle argumenten waar Huibert mee komt geen grond hebben en kan hij met stille trom vertrekken wat Marcia betreft. “En dan heeft hij nog geluk”, voegt ze er zachtjes aan toe. Een waterdichte case dus, waarbij Huibert geen schijn van kans heeft om TopPaper nog meer schade te berokkenen dan hij al heeft gedaan. En mocht hij tóch lastig willen doen, dan kan TopPaper altijd nog met de politie dreigen. Al zit de organisatie zelf ook niet op dat circus te wachten. Wanneer Marcia vertrekt naar TopPaper voor de meeting, geef ik haar een korte, maar stevige omhelzing. Ik weet dat ze persoonlijk ook erg is aangedaan door de hele situatie, dus ik steek haar nog snel even een hart onder de riem. Ze is namelijk niet alleen meer mijn idool, maar ook mijn vriendin.

De dag is bijna ten einde wanneer Marcia mij belt. “Het zit erop hoor”, hoor ik haar aan de andere kant van de lijn opgetogen zeggen. “De kogel is door de kerk en Huibert had direct door dat hij klem zat. We hebben nog niks vernomen over het hoe en waarom, maar wellicht dat Montis-Q hier binnenkort meer licht op zal kunnen schijnen.” “Dat verwacht ik ook”, beaam ik. “Heb je nog wat gehad aan mijn adviezen m.b.t. preventieve maatregelen?” “Jazeker, die heb ik nadat Huibert ‘afgevoerd’ was door de beveiliging met de rest van het team besproken. Het is duidelijk dat er ruimte is binnen TopPaper om financieel heel creatief te zijn en dat moet zo snel mogelijk aangepakt worden. Gelegenheid maakt nu eenmaal de dief. Dit gaat de komende maanden onze topprioriteit worden én we gaan we ons richten op het stellen van limieten voor de creditcards van onze medewerkers, de inrichting van een autorisatietabel, de wijze waarop declaraties onderbouwd dienen te worden en last but not least, hoe we de interne beheersing mee kunnen laten groeien met de organisatie. Een hele kluif dus, maar met jou en Montis-Q aan boord zien we het helemaal zitten.” Marcia is duidelijk opgelucht en bedankt me voor alles. Ze belooft me geen bloemen meer te sturen en lief te zijn voor Pepijn. Ook verwacht ze mij en Bas binnenkort op het bescheiden feestje dat ze ter ere van haar 50^e verjaardag op een toplocatie ergens in Rotterdam gaat geven, maar die ze nog even ‘geheim’ houdt. Nu maar hopen dat ze niet Pepijn in gaat zetten om de uitnodigingen persoonlijk aan de mensen te overhandigen…